Potrjevanje prejetih računov: od papirja do elektronskega toka

Elektronsko potrjevanje prejetih računov pomeni, da račun ob prejemu dobi digitalno pot: kdo ga mora preveriti, kdo odobriti in kdaj gre v knjiženje in plačilo. Namesto da papir kroži po pisarnah, vsak udeleženec dobi nalogo v dokumentnem sistemu.

Zakaj papirni tok ne zdrži več

• Računi se izgubijo ali obležijo na mizi odsotnega sodelavca.
• Ni jasno, kje v postopku je posamezen račun.
• Roki plačil se zamudijo, popusti za predčasno plačilo pa izgubijo.
• Iskanje starih računov ob reviziji traja ure.

Kako postaviti elektronski tok

1. Določite vstopno točko. Vsi računi pridejo na en naslov ali v en predal: e-računi, PDF priponke in skenirani papir.
2. Določite vloge. Prevzemnik blaga ali storitve vsebinsko potrdi, vodja odobri, računovodstvo knjiži.
3. Nastavite pravila. Npr. računi nad določenim zneskom potrebujejo dodatno odobritev.
4. Dodajte roke in opomnike. Sistem opozori, ko se rok plačila bliža.
5. Povežite z ERP. Potrjen račun se prenese v knjiženje brez ponovnega vnosa.

Kaj pridobite

Pregled nad vsemi računi v obdelavi, revizijsko sled vsake odločitve, hitrejše zapiranje mesecev in manj zamujenih plačil.

Kako začeti

V spletnem dokumentnem sistemu, kot je DocSys, lahko prvi tok potrjevanja nastavite v enem dnevu. Začnite z enim oddelkom in ga nato razširite na celotno podjetje.